10 نرم افزار اداری پرکاربرد و واجب

امروزه کارکردن بدون این نرم‌افزارهای اداری تقریبا غیر ممکن است. بدون این نرم‌افزارها کارکردن مثل عبور از هفت‌خوان رستم است. این نرم افزارها به طور موثر به ما کمک کرده تا وظایف خود را بهتر به انجام برسانیم. مدیریت زمان، پروژه‌ها، سرعت و سایر موارد نیز از مزایای بی‌شمار استفاده از این نرم‌افزارهاست.

اگر شما نیز می‌خواهید سطح خود را در فضای کاری خود بالا ببرید این مقاله برای شماست. البته امروزه یادگیری این نرم‌افزارها جزو واجبات محسوب می‌شود. در این مقاله قصد داریم 10 نرم افزار اداری پرکاربرد و واجب بپردازیم فرقی ندارد که شما شاغل باشید یا دانشجو چون درهر صورت به آن نیاز پیدا خواهید کرد.

اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای اداری

تصور کنید شما این قابلیت را دارید تا با یک کلیک فاکتور صادر کنید، یا با فشردن چند دکمه گزارش‌های مالی حرفه‌ای و جامعی تهیه کنید و یا بدون نیاز به حضور فیزیکی در جلسات حضور داشته باشید. تمام این موارد فقط بخشی از ویژگی‌های بی‌شمار نرم‌افزارهای اداری در دنیای امروز هستند. این نرم‌افزارها مانند عصای دست مدیران و کارمندان در بخش‌های مختلف عمل کرده و نقش زیادی در افزایش کارایی و عملکرد ارتباطات درون سازمانی ایفا می‌کنند.

این نرم افزارها کاربردهای زیادی دارند که بسته به نوع شغل متفاوت است به طور مثال: در شغل حسابداری، ابزارهای قدرتمندی برای ثبت تراکنش مالی، صدور فاکتور و تهیه گزارشات مالی در اخیتارتان قرار می‌دهد.

در بازاریابی، CRM ها به صورت منظم اطلاعات مشتریان را ذخیره و مدیریت کرده و کمپین‌های بازاریابی را از ابتدا تا انتها مدیریت می‌کنند. افرادی که در بخش منابع انسانی یک سازمان مشغول هستند نیز از طریق این نرم افزار‌ها می‌توانند فرایندهای مربوط به استخدام، آموزش، حقوق و دستمزد را به صورت خودکار انجام دهند.

معرفی 10 نرم افزار اداری پرکاربرد

• مایکروسافت آفیس
• Adobe Acrobat Reader
• Trello
• Google Calendar
• Zoom
• Microsoft Teams
• Bitdefender
• فتوشاپ یا کانوا
• Evernote
• Google Forms

مجموعه نرم افزارهای Office

نرم افزارهای Office مجموعه‌ای کاربردی  از نرم افزارهاست که توسط کمپانی مایکروسافت توسعه پیدا کرده است. این نرم‌افزارها به قدری شهرت پیدا کرده‌اند که اگر در شرکتی از آن استفاده نشود بنظر آن شرکت چیزی کم دارد. این مجموعه شامل برنامه‌های مختلفی است که وظایف مختلفی را پردازش می‌کند. مانند پردازش متون، صفحه گسترده یا همان اکسل، مدیریت ایمیل، مدیریت تقویم و غیره می‌باشد.

همین مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس از نرم افزارهای کاربردی برای استخدام محسوب می‌شود که یادگیری آن لازم است.

برخی از محبوب ترین نرم‌افزارهای موجود در Office:

• Microsoft Word: از دسته نرم افزارهای واژه پرداز است که برای نوشتن نامه، ایجاد اسناد و گزارش است.
• Microsoft Excel: تجزیه و تحلیل داده‌ها وانجام محاسبات آماری بر روی آن و ایجاد نمودارها
• Microsoft PowerPoint: ایجاد فایل‌های بصری برای جلسات، کلاس و ارائه‌ها
• Microsoft Outlook: مدیریت ایمیل، دریافت و ارسال ایمیل و همچنین مدیریت تقویم و مخاطبین
• Microsoft OneNote: یادداشت برداری و ضبط ایده‌ها و اطلاعات
• Microsoft Access: اکسس برای ساخت پایگاه داده‌های کوچک بسیار کاربردی است.

این مجموعه ابزارها برای سیستم‌ عامل‌های ویندوز، مک نیز در دسترس است. نسخه‌های آنلاین این نرم‌افزار نیز وجود دارد که بربستر مرورگر است. این مجموعه ابزار، از آن دسته ابزارهای قدرتمند برای کارهای اداری است. طیف گسترده‌ای از وظایف مانند ایجاد اسناد، تجزیه و تحلیل داده‌ها و غیره را می‌توان با این بسته نرم‎افزاری پیش برد.

دوره آموزش ICDL

روز و ساعات برگزاری : سه شنبه ساعت 11 الی 13

هزینه : 3,600,000 تومان

طول آموزش : 24:00 ساعت

مشاهده و ثبت نام در دوره

 Adobe Acrobat Reader نرم افزار قدرتمند برای مدیریت فایل های PDF

نرم افزار رایگان و بسیار کاربردی که توسط کمپانی نام آشنای ادوبی توسعه یافته است. این نرم افزار استاندارد جهانی برای مشاهده، چاپ، امضا و مدیریت فایل‌های PDF شناخته می‌شود. ویژگی‌هایی که این نرم افزاردراختیار شما قرار می‌دهد:

• فایل‌های PDF را با حفظ کامل فرمت و جزئیات آن مشاهده کنید.
• سرچ کردن روی اسناد
• فرم های تعاملی موجود در PDF ها را تکمیل کنید.
• امضای دیجیتال که روی نسخه رایگان دارای محدودیت است.

این بسته نرم‌افزاری برای پلتفرم‌های مختلفی از جمله ویندوز، مک، اندروید و IOS توسعه یافته است. به نسخه‌ تحت وب این نرم‎‌‌افزار نیز از طریق مرورگر می‌توان دسترسی داشت. در نسخه‌ رایگان این نرم‌افزار امکان تبدیل فایل‌های PDF به فرمت دیگر مانند ورد در نسخه رایگان وجود ندارد. نسخه رایگان این نرم‌افزار برای اکثر نیاز‌های کاربران خانگی و اداری مناسب است.

Trello سازماندهی و مدیریت بصری تسک‌ها و پروژه ها

ابزاری محبوب برای مدیریت پروژه‌ است که در سازماندهی و مدیریت جزئییات پروژهایتان بسیار کارآمد است. این نرم افزار قابلیت‌های فراوانی دارد و در زمانی که می‍خواهید پروژه‌ای را شروع کنید می‌توانید تمام فرایند‌های لازم برای انجام آن را در ترلو یادداشت کرده و از این طریق از شلوغی ذهنتان کاسته شود. مبنای این نرم افزار سیستم تابلو، کارت و لیست برای ساختاردهی و مدیریت وظایف است.

• تابلو یا Board: برای هر پروژه می‌توانید یک تابلو جداگانه تعریف کنید.
• کارت: هر کار یا تسکی که باید انجام شود در این قسمت تعریف می‌شود.
• لیست: برای نمایش مراحل انجام یک کار، می‌توان لیستی در تابلوی مربوطه ایجاد کرد. (مثلا لیست: وظایف، در حال انجام، چک نهایی، انجام شده)

همچنین در هر کارت می‌توانید جزئیات تسک را شرح دهید. عنوان، شرح، زمان پایان، فایل‌های مرتبط و اعضای مرتبط با کار را نیزاضافه کنید.

Trello قبلیت های دیگر را نیز ارائه می‌دهد:

• ایجاد چک لیست
• برچسب گذاری روی هر کارت
• جابجایی آسان کارت‌ها بین لیست‌های مختلف
• کامنت و گفتگو برروی هر کارت بین اعضای یک تیم

شرکت های بزرگی از این نرم‌افزار برای مدیریت پروژه‌های خود استفاده کرده‌اند، مانند گوگل، ایکس و National Geographic.

ترلو بخاطر سادگی و انطعالف پذیری، برای مدیریت تیم‌های کوچک و بزرگ در انواع مختلف پروژه‌ها کاربردی است. این نرم‌افزار در دو نسخه رایگان و پولی ارائه می‌شود. نسخه رایگان به تنهایی ویژگی‌های خوبی دارد که برای اکثر افراد کافی است. نسخه پولی این نرم‌افزار امکانات بیشتر مانند تعداد بیشتر تابلو و کارت و لیست، ادغام با سایر برنامه‌ها و اتوماسیون وظایف را ارائه می‌دهد. همچنین نسخه وب‌ این نرم افزار نیز وجود دارد که بربستر مروگر کار می‌کند.

Google Calendar

سرویس آنلاین رایگان برای مدیریت زمان و سازماندهی رویداد‌ها است که توسط کمپانی گوگل توسعه یافته است. با تقویم گوگل شما قادر هستید:

• ایجاد رویداد: برای رویدادها و قرارملاقات‌های خود عنوان، تاریخ، زمان، جزئییات و حتی مکان را مشخص کنید.
• مشخص کردن رویداد‌ها به صورت دوره‌ای: رویدادهایی که به صورت منظم تکرار می‌شوند را براحتی می‌توانید تنظیم کنید.
• یادآور: برای رویدادهای مهم خود یادآور تنظیم کنید تا از فراموش کردن آن جلوگیری شود.
• اشتراک گذاری تقویم: تقویم خود را باهمکاران، دوستان یا اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا از برنامه کاری یکدیگر مطلع شوید تا از تداخل در زمان بندی جلوگیری شود.
• سینک شدن با سایرسرویس‌های گوگل: یکی از مهمترین مزیت‌های این سرویس هماهنگی با سایرسرویس‌های گوگل مانند جیمیل و گوگل میت است.
• دسترسی راحت: از هردستگاهی می‌توانید به این سرویس دسترسی داشته باشید.

Zoom پلتفرم قدرتمند ویدئو کنفرانس

ابزاری محبوب برای برگزاری جلسات ریموت که به لطف رابط کاربری ساده و ویژگی‌های بسیار قدرتمند توانسته شهرت زیادی کسب کند. برخی از ویژگی‌های این پلتفرم:

• جلسات با کیفیت بالا: زوم این امکان را دارد تا وبینارهایی با رزولوشن بالا با حداکثر 1000 شرکت کننده را برگزار کند. البته تعداد زیاد شرکت کننده بسته به پلن خریداری شده دارد.
• سهولت در استفاده: رابط کاربری زوم بسیار ساده است. هر فردی با هر سطحی این توانایی را دارد که با آن کار کند.
• ویژگی‌های منحصر به فرد: زوم برخی ویژگی های منحصر به فرد دارد که آن را از برخی پلتفرم‌ها متمایز میکند. Share Screen که با کیفیت و سرعت خوبی انجام می‌شود. اتاق‌های فرعی درون هر میت که کاربردی‌های زیادی دارد. ضبط خودکار جلسات و امکان دانلود آن پس از پایان جلسه، امکان چت و پیام رسانی بین افراد، تغییر پس زمینه پشت سرتان و مهترین ویژگی آن که بایستی به آن اشاره شود امنیت بالا با پروتکل‌های خاص رمزنگاری است. 

چه کسانی از زوم استفاده می کنند؟ طیف گسترده‌ای از کسب و کارها و  افراد با شغل‌های مختلف از این پلتفرم استفاده می‌کنند. با این حال دولت‌ها برای برگزاری جلسات اداری، وبینارها و حتی از زوم برای اهداف آموزشی نیز استفاده می‌شود و توانایی پاسخگویی خوبی در هنگام ترافیک بالا دارد. با همه این موارد زوم دو پلن پولی و رایگان دارد که پلن رایگان زوم محدودیت‌هایی در زمان استفاده و تعداد افراد درون جلسه دارد.

Microsoft Teams

این پلتفرم  در یک کلام، فراتر از یک سرویس آنلاین ویدیو کنفرانس است. یک ابزارهمه کاره که به تیم‌ها این امکان را داده تا براحتی از هرنقطه باهم در ارتباط باشند و موثرتر عمل کنند. این نرم‌افزار بخشی از مجموعه Microsoft 365 است که محصولات دیگری مانند ورد، اکسل و پاورپوینت نیز دارد. سرویس رایگان این پلتفرم نیز بخوبی عمل کرده و ویژگی‌های خوبی را نیز ارائه می‌دهد.

برخی از ویژگی‌های مهم Microsoft Teams

• راه اندازی ویدئو کنفرانس
• چت فردی و گروهی
• اشتراک گذاری فایل به صورت فردی یا گروهی
• مشخص تسک‌ برای هرفرد یا گروه
• سازماندهی
• ادغام سازی با سایر برنامه‌ها مانند ترلو یا دراب باکس

استفاده از این پلتفرم چه مزیت‌هایی برای شما خواهد داشت؟

• این پلتفرم فراتر از یک سرویس ویدئو کنفرانس است و یک سرویس تعامل یکپارچه همه‌جانبه است.
• ادغام با سرویس Microsoft 365
• برای کاربران Microsoft 365 استفاده از این پلتفرم رایگان است.
• برگزاری جلسات با تعداد نفرات زیادتر

Bitdefender

Bit-defender یک شرکت پیشرو در زمینه ساخت محصولات امنیت سایبری است که امروزه طیف گسترده‌ای ازآنتی‌ویروس‌های مورد استفاده کاربران و شرکت‌های مختلف ساخته Bitdefender است. این محصول که باهمان نام بیت دیفندر شناخته می‌‎شود برای پلتفرم‌های ویندوز، اندروید و مک و IOS ارائه می‌شود. این محصول بدلیل عملکرد قدرتمند، رابط کاربری بسیار آسان و استفاده کم مشهوراست.

ویژگی‌ها

• مسدود کردن حملات ویروس‌ها، بدافزارها، باج‌افزارها و حملات فیشینگی با استفاده از حفاظت چند لایه پیشرفته
• اسکن کردن دائمی دستگاه در عین استفاده کم از منابع سیستم
• ترافیک شبکه را به صورت دائمی آنالیز کرده و وب‌سایت های مخرب را مسدود میکند.
• تجزیه و تحلیل بدافزارها، دفاع پیشرفته برای شناسایی و جلوگیری از حملات روزصفر.
• به صورتی روان در پس زمینه اجرا شده و بدون افت عملکرد در سیستم فعالیت خود را انجام می‌دهد.
• بدون نیاز به پیکربندی کردن پیچیده به صورت خودکار از سیستم محافظت می‌کند.
• در هنگام انجام عملیات پرداخت این محصول روی مرورگر فعال شده تا از ایمن بودن پرداخت شما اطمینان بیابد.

فتوشاپ یا کانوا

فتوشاپ نرم افزار گرافیک و طراحی بسیار پیشرفته است که توسط شرکت ادوبی توسعه داده شده است و تاکنون ورژن‌های مختلفی از این نرم افزار  را ساخته و روانه بازار کرده است. کانوا نیز یک وب اپلیکشن ساده و اما قدرتمند برای طراحی و گرافیک است که در بستر مرورگر قرار دارد. در اینجا به بررسی مزایا و معایب هردو نرم افزار خواهیم پرداخت.

مزایای فتوشاپ:

• قدرت و انعطاف: فتوشاپ یکی از قدرتمندترین نرم افزار گرافیک و طراحی محسوب می‌شود و ابزارها و امکانات بسیار گسترده ای را در قالب یک نرم افزار ارائه می‌دهد.
• مناسب کاربران حرفه‌ای: فتوشاپ طیف وسیعی از ابزارها و تنظیمات را برای طراحان و عکاسان دارد. هرکس در هرسطحی که باشد می‌تواند با توجه به مهارت خود از آن استفاد کند با این حال فقط کاربران حرفه‌ای می‌دانند که فتوشاپ چه معجزه‌ای می‌کند.
• پشتیبانی از فرمت‌های مختلف: فتوشاپ از فرمت‌های مختلفی از جمله PSD ،PNG ،JPEG ،TIFF و RAW پشتیبانی می‌کند.

معایب فتوشاپ:

• منحنی یادگیری نسبتا دشوار
• نیاز به سیستم قوی برای اجرای روان فتوشاپ

  مزایای کانوا:

• استفاده آسان: رابط کاربری بسیار ساده که کار را برای کاربران مبتدی راحت می‌کند.
• قالب‌ها و ابزارهای آماده: کانوا قالب‌های زیادی مانند پوستر، لوگو، بروشور، اینفوگرافیک و پست های شبکه های اجتماعی را دارد که فقط با یک درگ اند دراپ ساده می‌‌توانید آن را به طرح خود اضافه کنید.
• مناسب برای کاربران معمولی: افرادی که دانش عمیقی در زمینه طراحی ندارند و فقط می‌خواهند یک ویرایش ساده برروی عکس خود داشته باشند کانوا گزینه مناسبی است.
• قیمت مناسب تر
• قابلیت دسترسی: کانوا به صورت آنلاین از طریق مروگر قابل دسترسی است و از هرجایی می‌توانید به طرح های خود دسترسی داشته باشید.

معایب:

باهمه مزایایی که کانوا دارد در مقایسه با فتوشاپ معایبی نیز دارد:

• قابلیت های محدود: کانوا در مقایسه با فتوشاپ ابزارهای پیشرفته‌ای ندارد و امکانات محدودی را نیز ارائه می‌دهد.
• عدم پشتیبانی از برخی فرمت‌ها: کانوا از برخی فرمت‌ها مانند RAW پشتیبانی نمی‌کند.

Evernote

یک نرم افزارمحبوب و قدرتمند برای یادداشت برداری، سازماندهی اطلاعات و مدیریت کارهاست. این برنامه به شما کمک کرده تا ایده‌ها، افکارتون، لیست کارهایتان، وب سایت‌ها یا هر اطلاعات دیگری را دسته بندی کرده و به سادگی ذخیره سازی کنید. پس از یک بار ثبت نام با ایمیل می‌توانید هروقت که خواستید به اطلاعات خود مراجعه کنید.

این نرم افزار در دو نسخه پولی و رایگان ارائه می‌شود که نسخه رایگان برای استفاده های شخصی مناسب ولی در نسخه‌ پولی برخی از ویژگی‌های کاربردی محدود شده است.

برخی از ویژگی‌های کلیدی Evernote:

• یادداشت برداری حرفه‌ای از هرنوع فرمتی مانند متن، عکس، صدا، ویدئو حتی دست خط.
• با قابلیت‌هایی مانند NoteBooks، تگ‌ها و قابلیت جستجو می‌توانید براحتی اطلاعات خود را مرتب و سازماندهی کنید.
• دسترسی آفلاین: به تمامی یادداشت‌ها و اطلاعات خود به صورت آفلاین دسترسی داشته باشید.
• اضافه کردن افراد: در نسخه پولی می‌توانید با اضافه دیگران و اشتراک گذاری یادداشت‌های خود به صورت تیمی روی پروژه ها کار کنید.
• اسکن اسناد فیزیکی و اضافه کردن آن به Evernote
• اضافه کردن یادداشت از طریق ویس
• اضافه کردن مقالات صفحات وب و هرگونه محتوای متنی مستقیم از مرورگر به Evernote با WebClipper

توجه داشته باشید که این نرم افزار برای طیف گسترده ای افراد مفید است مثلا برای دانشجویان که می‌خواهند یادداشت برداری سرکلاس انجام دهند یا کارمندان که می‌خواهند یادداشت‌های روزانه جلسات را انجام دهند و یا حتی نویسندگان و روزنامه نگاران برای جمع آوری اطلاعات و سازمان دهی تحقیقات.

Google Forms

ابزاری رایگان از مجموعه ابزارهای Google Docs است که خدمات آن بربستر مرورگر ارائه می‌شود. این ابزار این امکان را به شما داده فرم‌ها و نظرسنجی‌های آنلاین را به براحتی ایجاد و آن را به اشتراک بگذارید. این پلتفرم رابط کاربری ساده ای دارد و همین دلیل باعث شده که به ابزاری محبوب تبدیل شود.

برخی از قابلیت‌های کلیدی گوگل فرم

• با استفاده از قالب‌های آماده‌ای که وجود دارد می‌توانید فرم موردنظر خود را بسازید.
• اضافه کردن انواع سوالات تشریحی یا چندگزینه ای برای جمع آوری اطلاعات موردنظر.
• سوالات خاصی را براساس پاسخ‌های قبلی نمایش دهید و فرم را برای هر کاربرشخصی سازی کنیم.
• دیدن نتایج Real Time پس از پاسخ
• باهمکاران خود به صورت مشترک روی یک فرم کار کنید.
• داده‌های دریافتی به صورت خودکار در Google Sheet ذخیره شده و امکان تجزیه و تحلیل برروی داده‌ها براحتی فراهم می‌شود.
• موبایل فرندلی بودن صفحه، یعنی در همه دستگاه‌ها حالت مناسبی دارد.

Google Froms باتوجه طیف وسیعی از استفاده کنندگانی که دارد مثلا در کسب‌وکارها، برای سنجش بازخورد مشتری، نظرسنجی رضایت کارمندان و ثبت نام در وبینار. در کاربرد‌های آموزشی ایجاد آزمون، جمع آوری تکالیف آنلاین و جمع آوری بازخورد دانشجویان و والدین. در استفاده های شخصی نیز ایجاد فرم تماس ساده نیز یک کاربرد خاص محسوب می‌شود.

جمع بندی و نتیجه گیری

در این مقاله به معرفی 10 نرم افزار اداری پرکاربرد و واجب پرداختیم. این نرم افزارها به شما کمک کرده تا وظایف خود را به صورت موثر انجام دهید. زمان خود را مدیریت کنید و درنهایت بهره وری خود را افزایش دهید. انتخاب بهترین نرم افزار برای شما بسته به نیاز و ترجیحات شما دارد.

اما از مهمترین نرم افزار های کاربردی برای استخدام مجموعه نرم افزاری مایکروسافت آفیس است که به آن اشاره کردیم. به هر حال هر ابزاری که بتواند در محیط کار به شما کمک کند تا مرتب تر و سریع تر عمل کنید در اختیارتان گذاشتم امیدوارم مطالعه این مقاله برایتان مفید باشد. در نهایت اگر سوالی در مورد نرم افزارها دارید می‌توانید در قست نظرات در زیر همین مقاله مطرح کنید.

سوالات متداول

1. نرم افزارهای اداری پرکاربرد که کاربرد شخصی نیز دارند کدام اند؟

• مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس که شامل سه جزء اصلی ورد، اکسل، پاورپوینت است.
• برای ارسال ایمیل و مدیریت آن.
• تقویم و مدیریت زمان با Google Calender و یا Microsoft Teams
• نرم افزارهای ذخیره سازابری مانند گوگل درایو یا دراپ باکس
• مدیریت و کنترل پیشرفت پروژه با ترلو

2. چگونه می توانم از نرم افزارهای اداری برای افزایش بهره وری خود استفاده کنم؟

این نرم افزارها به شما کمک کرده تا وظایف خود را ساماندهی کرده و برخی از وظایف تکراری  را  خودکار کنید و از این طریق بهره وری خود را افزایش دهید. خودکاری سازی وظایف در ارسال ایمیل، فایل یا ایجاد گزارش می‌تواند شما را از انجام کارهای تکراری نجات دهد. با استفاده از نرم‌افزارهای اشتراک فایل و چت بین افراد درون سازمان می‌توانید در وقت و انرژی کارمندان صرفه جویی کنید. استفاده از کلید‌های میانبربرای دسترسی سریع به دستورات و ویژگی‌های رایج.

3. آیا جایگزین رایگان برای این نرم افزارها وجود دارد؟

بله برخی از نرم‌افزارهای اداری محبوب، نیز نسخه رایگان ارائه داده که فقط برخی از ویژگی‌های پولی را محدود کرده اند.